Vedtekter

§1: Harstad profileringspool skal bestå av bedrifter fra ulike bransjer som har interesse av byutvikling.

§2: Harstad profileringspool skal ha som formål å fremme byutvikling og gjennom dette skape et større markedsgrunnlag for medlemmene.

§3: Medlemsskap i Harstad profileringspool koster kr. 25.000,- for A-medlemmer, og kr. 15.000,- for B-medlemmer. Alle medlemmene forplikter seg til toårig medlemsskap. B-medlemsskap kan ikke inngås av bedrifter med mer enn 4 årsverk.

§4: Styret kan ekskludere et medlem dersom det over tid opptrer i strid med Harstad profileringspool sin visjon, misjon, verdier og mål. Det samme gjelder dersom medlemmet opptrer på en slik måte at Harstad profileringspool sitt omdømme svekkes.  Styret kan også ekskludere et medlem dersom oppgjør relatert til medlemskontigent og/eller deltakelse i ett eller flere av Harstad profileringspool sine produksjoner går til inkasso. Eksklusjon skal ikke foretas uten at partene har vært i dialog. Styrets vedtak kan ankes til Årsmøtet.

§5: Alle ansatte hos medlemsbedriftene er valgbare til styret i Harstad profileringspool som skal bestå og ledes av syv representanter, leder, nestleder og fem styremedlemmer. Valgperioden for styremedlemmene er to år, slik at fire henholdsvis tre styremedlemmer er på valg annethvert år. Leder og nestleder velges ikke samme år. Styret konstituerer selv nestleder blant styrets medlemmer.

Styret kan opprette et arbeidsutvalg (AU) bestående av tre representanter fra styret og ansatte som forestår driften mellom styremøtene. Styreleder skal alltid være med i AU. Styret leder virksomheten i Harstad profileringspool, og tar opp nye medlemmer ved enstemmige vedtak. Ved uenighet kan mindretallet kreve ekstraordinært årsmøte.

§6: Det ordinære årsmøtet skal hvert år innen utgangen av mars behandle:

1. Styrets årsmelding.
2. Regnskap.
3. Innkomne forslag.
4. Valg av styre.
5. Fastsettelse av styrehonorar.
6. Valg av valgkomité på tre medlemmer.
7. Valg av andre tillitsmenn.

§7: Vedtektsendringer kan gjøres både på ordinære og ekstraordinære årsmøter. Forslag om slik endring må være styret i hende fire uker før årsmøtet og være sendt medlemmene senest to uker før årsmøtet.
Årsmøtet kunngjøres ved skriftlig informasjon til medlemmene.

§8: Harstad profileringspool kan oppløses ved 3/4 flertall på årsmøte. Eventuelle midler som poolen disponerer ved oppløsning, skal tildeles ett eller flere veldedige formål.

§9: Sikkerhet under Harstad profileringspool sine arrangementer: 

«Harstad profileringspool skal ha fokus på sikkerhet i alle faser og leveranser under sine produksjoner og arrangement. Dette innebærer at Harstad profileringspool skal bruke leverandører og medarbeidere som har sikkerhet i fokus og forstår at det er viktig å tenke sikkerhet».

Instruks for valgkomiteen:

A: Valgkomiteen velges av årsmøtet for ett år av gangen.

B: Valg av valgkomiteen skjer ved flertallsvalg. Valget kan skje skriftlig eller ved håndsopprekning etter vedtak av årsmøtet.

C: Forslag til ny valgkomité legges frem av valgko­miteen.

D: Valgkomiteens formann velges av årsmøtet.

E: Ingen kan sitte i valgkomiteen for mer enn 3 år av gangen (gjenvalg for 1 år).

F: Valgkomiteen skal senest 2 uker før årsmøtet gi sin innstilling til styret som sender innstillingen ut sammen med de øvrige årsmøtepapirene.

G: Valgkomiteen kan innhente råd fra styret, ansatte og medlemmer for å utarbeide sin inn­stilling til årsmøtet. Valgkomiteen tar selv initiativ til slike møter eller kontakter.

H: Årsmøtet skal påse at valgkomiteen har en fornuftig balanse i forhold kompetanse, mangfold og uavhengighet. Harstad profileringspool sin historie, visjon, verdier og målsettinger skal danne utgangspunkt for valgkomi­teens arbeide.

I: Valgkomiteen skal ta hensyn til myndighetenes krav om likestilling.

J: Valgkomiteen skal også årlig ta stilling til styrehonorar som legges frem på årsmøtet.

Instruks for Seire ved å dele-jury:

1. Juryens oppgave er å bruke gjeldende retningslinjer for å identifisere en vinner av prisen som årlig utdeles i forbindelse med Harstadkonferansen. Begrunnelsen skal dokumenteres skriftlig.

2. Juryen skal bestå av 3 medlemmer og velges blant ansatte i Harstad profileringspool sine medlemsbedrifter.

3. Medlemmene velges for ett år av gangen, og maksimal funksjonsperiode er 5 år.

4. Styrets valg av jury presenteres på årsmøtet. Juryen utnevner selv sin leder.

5. Juryen skal senest 4 uker før planlagt prisutdeling presentere sin innstilling til styret før endelig avgjørelse.